Pengurus Acara (EVENT MANAGER) Cemerlang: Amalan PKKSSAAS Dan Ciri-ciri Penting Dalam Perkhidmatan | PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH
» ARTIKEL » Pengurus Acara (EVENT MANAGER) Cemerlang: Amalan PKKSSAAS dan Ciri-ciri Penting Dalam Perkhidmatan

Pengurus Acara (EVENT MANAGER) Cemerlang: Amalan PKKSSAAS dan Ciri-ciri Penting Dalam Perkhidmatan

Oleh: Abdullah Arshad

 

Hasil Kajian Kepuasan Pelanggan, Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS) UPM tahun 2019, menunjukkan tahap kepuasan pelanggan ialah 92.0% berbanding dengan sasaran 80% yang ditetapkan pada tahun berkenaan. Pencapaian ini dikategorikan sebagai Cemerlang dan sekaligus mencerminkan perkhidmatan yang disediakan oleh PKKSSAAS khususnya dalam aspek proses permohonan perkhidmatan fasiliti majlis, persediaan alatan dan teknikal serta persiapan tempat program sangat memenuhi ekspektasi pelanggan. Melalui analisa yang dibuat juga, didapati lapan (8) program yang menggunakan perkhidmatan PKKSSAAS mempunyai tahap kepuasan pelanggan tertinggi dengan mencapai skor 4.8 (skala likert 5), dan hanya dua (2) program yang mempunyai tahap kepuasan pelanggan terendah dengan skor 4.2. Walaupun dua (2) program tersebut dikategorikan pada tahap kepuasan paling rendah, tetapi skor yang diperolehi sebenarnya melepasi sasaran 80% ataupun purata skor 4.0 mengikut skala likert yang telah ditetapkan.

 

Borang soal selidik yang digunakan PKKSSAAS mempunyai lima (5) bahagian, iaitu Bahagian A mengandungi soalan berkaitan dengan maklumat demografik responden, Bahagian B pula mengandungi soalan berkaitan proses permohonan penggunaan kemudahan prasarana, Bahagian C berkenaan kemudahan/fasiliti Dewan Besar atau Panggung Percubaan, Bahagian D berkaitan layanan pegawai bertugas, dan Bahagian E mengandungi soalan berkaitan perkhidmatan dan kemudahan-kemudahan lain. Semua soalan ini adalah berkaitan secara langsung dengan perkhidmatan pengurusan acara yang melibatkan persiapan tempat, bantuan teknikal, keberkesanan komunikasi dan kemudahan sokongan yang lain, iaitu sebelum dan semasa program berlangsung.

 

Daripada 510 responden (49 acara) yang terlibat dalam kajian ini, 57.0% adalah lelaki dan 43.0% adalah perempuan. Pelajar merupakan responden teramai yang merangkumi 55.0% daripada keseluruhan responden, 31% adalah staf, dan orang awam sebanyak 14%. Kebanyakan responden adalah dalam kalangan berumur 20 hingga 30 tahun (48.0%), 31 hingga 40 tahun (32%), kurang daripada 20 tahun (9%) dan lebih daripada 40 tahun (11%).

 

Maklum balas pelanggan ini penting kerana Kajian Kepuasan Pelanggan menjadi salah satu inisiatif penting dalam meningkatkan kualiti perkhidmatan, dan ia menjadi keperluan dalam memenuhi piawaian MS ISO 9001:2015. Oleh yang demikian, Kajian Kepuasan Pelanggan yang dilaksanakan oleh PKKSSAAS ini adalah bertujuan untuk memastikan objektif kualiti dapat dicapai dan seterusnya melakukan usaha-usaha penambahbaikan secara berterusan.

 

Hakikatnya, bukan mudah untuk menguruskan sesebuah acara atau majlis, terutamanya bagi majlis yang melibatkan elemen protokol, etiket sosial, susunan kepelbagaian acara dan juga melibatkan pelbagai peringkat tetamu kenamaan serta jemputan. Oleh yang demikian, kepimpinan dalam pengurusan acara mestilah mempunyai kualiti yang tinggi bagi memastikan majlis yang dipertanggungjawabkan dapat disempurnakan dengan cemerlang dan menepati kehendak serta objektif pelanggan.

 

Dalam penulisan kali ini, penulis ingin memfokuskan kepada ciri-ciri seorang pengurus acara yang kompeten dalam mengurus atau menerajui jawatankuasa pelaksana sesebuah program, khususnya dalam konteks perkhidmatan kepada pelanggan. Pelanggan yang dimaksudkan ialah penganjur yang ingin mendapatkan perkhidmatan pengurusan acara, sama ada pengurus acara tersebut menguruskan sebahagian tugas, atau mengetuai sepenuhnya perjalanan sesebuah majlis. Ini amat sesuai dengan peranan staf di PKKSSAAS yang kerapkali diberi tanggungjawab sebagai Pengurus Acara bagi hal-hal logistik, teknikal dan persiapan tempat untuk pelbagai majlis rasmi universiti, dan juga menawarkan perkhidmatan yang sama kepada penganjur program seperti agensi kerajaan dan swasta yang menggunakan fasiliti PKKSSAAS.

 

Secara umumnya, seseorang Pengurus Acara mestilah memahami dan berupaya mencerna proses-proses asas dalam pengurusan program, iaitu Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Penilaian. Setiap komponen pengurusan tersebut perlu dibuat senarai semak yang lengkap dan komprehensif, dan juga mengambil kira keperluan sumber dan tahap kecekapan tenaga pelaksana yang terlibat. Sebagai contohnya, pada peringkat Perancangan, Pengurus Acara hendaklah menyediakan senarai tugasan atau skop tugas yang terperinci, termasuklah mengenalpasti sumber manusia atau tenaga kerja yang sesuai dan berkelayakan, butiran alatan dan kelengkapan, kos perbelanjaan (sekiranya ada), atur cara pentadbiran yang lengkap, menyediakan susun atur dan lakaran layout program, maklumat kawalan keselamatan, perkhidmatan kecemasan, dan lain-lain yang berkaitan.

 

Manakala pada peringkat Pelaksanaan, Pengurus Acara bertanggungjawab menyediakan senarai semak yang khusus sebagaimana ditentukan dalam atur cara pentadbiran sesebuah majlis, termasuklah kesediaan ahli yang bertugas, alatan dan kelengkapan, persekitaran dan kebersihan. Semasa proses perancangan dan pelaksanaan, Pemantauan memainkan peranan penting supaya setiap pelan tindakan mematuhi garis masa yang ditetapkan, dan pelaksanaan adalah berpandukan kepada acara pentadbiran yang diperlukan oleh penganjur atau pelanggan. Pemantauan mestilah dibuat sebelum, semasa berlangsung acara dan pemantauan selepas sesuatu program berlangsung. Setiap satu kerangka masa pemantauan ini mempunyai senarai semaknya tersendiri yang perlu dibangunkan secara terperinci mengikut butiran tindakan bagi sesuatu majlis. Penilaian selepas majlis berlangsung pula adalah merujuk kepada penyediaan laporan, impak program seperti visibiliti, analisis pencapaian objektif, kelemahan, cadangan penambahbaikan, kekuatan, dan lain-lain yang difikirkan sesuai dan relevan.

 

Penulis pernah menghasilkan dua (2) buah manual yang mempunyai maklumat berkaitan pengurusan acara, iaitu Manual Pengurusan Acara 2009 dan Garis Panduan Pengurusan Persidangan, Bengkel, Simposium, Seminar dan Kolokium 2011. Kedua-dua manual ini adalah sebahagian daripada dokumen rujukan asas bagi pengurusan acara yang dilaksanakan di UPM dan sekali gus membantu Pengurus Acara dalam melaksanakan tugas-tugas berkaitan pengendalian majlis sama ada secara langsung ataupun tidak langsung.

 

Sebagai sebuah pusat kebudayaan dan kesenian yang juga bertanggungjawab dalam menyediakan perkhidmatan fasiliti acara untuk majlis-majlis rasmi universiti, kebiasaannya PKKSSAAS akan melantik salah seorang staf yang berpengalaman sebagai Pengurus Acara yang bertindak secara proaktif dalam menguruskan persiapan tempat, teknikal, dan adakalanya turut terlibat secara langsung dalam acara sambutan dan persembahan kebudayaan.

 

Salah satu amalan sedia ada PKKSSAAS ialah membangunkan Borang Senarai Semak untuk tindakan Pengurus Acara dan petugas-petugas yang telah ditetapkan. Senarai Semak Pengurus Acara ini mempunyai tujuh (7) komponen, iaitu (1) Butiran Acara seperti nama pelanggan, nombor telefon, tarikh dan masa program, (2) Maklumat Petugas seperti Pengurus Acara, Penolong Pengurus Acara, senarai nama petugas dan keterangan tugas, (3) Keperluan Alatan, iaitu senarai peralatan, jumlah sedia ada, jumlah keperluan dan jumlah penambahan, (4) Keperluan Ruang, iaitu senarai semak berkaitan keperluan foyer, Bilik Lembaga/Pro Canselor, Bilik Senat, Galeri, Galeri VIP, dan Bilik Urus Setia, (5) Pengesahan Pengurus Acara, iaitu ruang yang disediakan untuk ulasan atau komen Pengurus Acara bagi keseluruhan pelaksanaan tugas, termasuklah senarai semak ringkas seperti pemakaian vest oleh petugas, walkie talkie, buku log, borang kepuasan pelanggan dan salinan buku program atau bahan rekod sesuatu aktiviti, (6) Pengesahan dan Ulasan Pegawai Pemantau dan (7) Pengesahan dan Ulasan Ketua PTJ.

 

Borang senarai semak ini sangat membantu Pengurus Acara di PKKSSAAS dalam membuat pemantauan pelaksanaan tugas, dan sekali gus menyediakan keperluan perkhidmatan acara sebagaimana dipersetujui oleh pelanggan. Ini adalah salah satu contoh bagaimana tadbir urus pengurusan acara dilaksanakan terutamanya berkaitan dengan keperluan teknikal dan persiapan tempat. Bagaimanapun, perlu diingat bahawa pengurusan acara yang efisien dan efektif bukan sahaja bergantung kepada sistem sokongan seperti kaedah, teknologi dan tadbir urus semata-mata, kerana ada lagi faktor lain yang sangat kritikal untuk menjamin keberkesanan sesuatu majlis sebagaimana diharapkan oleh pelanggan. Faktor tersebut ialah kualiti seseorang Pengurus Majlis atau Event Manager. Apakah ciri-ciri Pengurus Acara yang berkualiti dan cemerlang?

 

Pada pandangan penulis, terdapat beberapa ciri penting, pertamanya ialah mempunyai pengetahuan dalam pengurusan majlis sama ada majlis rasmi ataupun majlis tidak rasmi. Pengetahuan dalam konteks ini meliputi komponen komunikasi, protokol, sambutan, atur cara, logistik, venue, tahap dan skala majlis, dan lain-lain yang berkaitan.

 

Ciri kualiti yang kedua ialah bersikap responsif menguruskan aktiviti komunikasi pelanggan dan juga komunikasi dengan petugas. Ciri ini menuntut kepada bentuk responsif yang cekap, cepat, tepat dan harmoni terutamanya berkaitan perkara-perkara yang melibatkan garis masa dan isu-isu yang tidak dijangka.

 

Ketiga ialah kesediaan dan keupayaan bekerja dalam satu pasukan tanpa mengira pangkat dan jawatan. Manakala ciri yang keempat ialah mahir dalam pengurusan projek yang melibatkan elemen perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian, ataupun menggunakan kaedah PDCA, iaitu Plan, Do, Check dan Action.

 

Perkara Kelima ialah berkaitan dengan pengurusan masa, iaitu kecekapan Pengurus Acara menguruskan masa bagi mentadbir pelan tindakan ataupun timeline yang telah dibangunkan, dan memastikan acara dilaksanakan dalam tempoh masa yang telah diperuntukkan.

 

Seterusnya ialah ciri yang keenam, iaitu pengetahuan berkenaan risiko yang mungkin berlaku dalam mengendalikan sesuatu program, kenalpasti bentuk risiko, persiapan sebelum dan semasa berkaitan risiko, dan juga cara untuk mengurangkan risiko majlis.

 

Ciri ketujuh ialah berpengetahuan dalam aspek alatan dan kelengkapan yang biasa atau baharu digunakan untuk sesuatu majlis. Walaupun kurang arif untuk mengendalikan fungsi alatan dan kelengkapan tersebut, sekurang-kurangnya Pengurus Acara ‘kenal’ dan tahu akan fungsinya. Alatan dan kelengkapan ini termasuklah teknologi atau hal ehwal teknikal seperti audio visual, gimik dan lain-lain yang berkaitan. Kemahiran ini perlu terutamanya kepada Pengurus Acara yang bertanggungjawab dalam menguruskan persiapan tempat dan teknikal.

 

Inilah tujuh ciri yang difikirkan penting, sangat relevan dan perlu dimiliki oleh seseorang Pengurus Acara. Penulis yakin dan percaya bahawa seseorang Pengurus Acara yang mempunyai kualiti dan ciri-ciri yang dinyatakan di atas dapat membantu mengemudi pengurusan majlis dengan berjaya dan berkesan, dan seterusnya dapat mengangkat reputasi dan citra sesebuah organisasi yang terlibat. Kejayaan membina reputasi dan citra yang baik akan membuahkan jenama Pengurus Acara yang cemerlang di mata pelanggan.

Tarikh Input: 22/07/2020 | Kemaskini: 23/07/2020 | kamarulhelmy

PERKONGSIAN MEDIA

PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH
Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
+603 - 9769 7327
+603 - 9769 7328
C1600783224