Oleh : Abdullah Arshad

Pengurusan acara merupakan salah satu bidang yang mencabar dan memerlukan komitmen dan kecekapan yang tinggi terutamanya dalam memastikan sesuatu majlis atau program dilaksanakan mencapai objektif yang telah ditetapkan. Justeru, banyak faktor yang menentukan kejayaan pelaksanaan sesebuah majlis atau program, antaranya seperti pembentukan atur cara yang unik dan menarik, kemahiran protokol, publisiti, sambutan, teknikal, persembahan dan muzik, makanan dan minuman, dekorasi, dan lain-lain yang berkaitan. Kecacatan pada mana-mana komponen penting tersebut semasa mengendalikan sesebuah acara sudah pasti akan menjejaskan imej dan reputasi penganjur atau organisasi berkenaan.

Namun begitu, banyak penganjur yang kurang cakna terhadap satu lagi aspek penting dalam pengurusan acara, iaitu pemilihan event venue atau lokasi yang dipilih untuk mengadakan sesuatu program, terutamanya program korporat yang memerlukan senarai semak yang lebih rinci, komprehensif, dan inklusif. Kegagalan memilih venue yang sesuai dengan sesuatu program akan mendedahkan banyak kelemahan dalam mengorganisasi sesebuah projek pengurusan majlis.

Apakah yang perlu dipertimbangkan oleh penganjur acara semasa membuat pemilihan event venue? Secara umumnya, artikel ini berkongsi beberapa aspek yang boleh dijadikan asas sebelum memilih sesuatu venue untuk sebarang aktiviti atau majlis. Pertamanya ialah lokasi venue berkenaan. Lokasi memainkan peranan penting kerana ia mengambil kira kedudukan strategik venue yang memudahkan laluan audiens, tetamu atau jemputan. Faktor ini termasuklah keadaan trafik, berdekatan dengan kemudahan dan fasiliti pengangkutan awam, mudah untuk diakses daripada jalan utama seperti lebuhraya dan jalan bandaran, aspek keselamatan dan persekitaran yang menarik.

Aspek kedua yang perlu dilihat ialah venue yang mempunyai kemudahan teknologi audio dan visual terkini seperti PA System, LCD Projector, video dan LED Display Panel (jika berkaitan). Bagaimanapun, semua kemudahan dan kelengkapan ini tertakluk kepada keperluan sesuatu acara yang akan dilaksanakan. Umumnya, PA System adalah kelengkapan asas yang kritikal dan perlu diberi perhatian oleh semua penganjur. Terdapat acara yang tidak memerlukan LED Display Panel dan ada pula program yang hanya memerlukan LCD Projector sahaja. Walau apapun keperluan yang disenaraikan, impak teknologi audio dan visual, dan kemahiran teknikal amat berkesan dalam mencerminkan tahap profesionalisme penganjuran sesebuah aktiviti.

Kemudahan tempat parkir atau tempat letak kenderaan adalah antara kriteria penting yang mesti dimasukkan dalam senarai semak pemilihan venue. Jumlah tempat parkir yang ada seharusnya memenuhi jumlah tetamu atau audiens, dan sekali gus mempunyai penunjuk arah dan laluan yang jelas, dan sekali gus ia selamat dan berdekatan dengan tempat acara yang diadakan. Tempat parkir yang tersusun dan mencukupi akan memberikan pengalaman yang baik kepada tetamu atau jemputan menghadiri sesuatu majlis dengan mudah dan selesa.

Aspek keempat dalam membuat pemilihan event venue ialah penghawa dingin (jika melibatkan dewan atau hall) supaya persekitaran sesebuah majlis menjadi lebih selesa dan harmoni. Penganjur perlu membuat pemeriksaan tahap kesan kedinginan dan mengalami sendiri suasana tersebut dengan mengambil kira kapasiti dan saiz sesuatu acara. Sekiranya pada pandangan penganjur, tahap kedinginan tersebut tidak berupaya memberi kesan kepada saiz jemputan yang dijangkakan, maka alternatif lain perlu difikirkan dengan lebih efektif dan efisien supaya ia tidak menjejaskan perjalanan sesuatu program yang sedang berlangsung.

Selain kriteria yang dinyatakan di atas, terdapat juga beberapa aspek lain yang tidak kurang pentingnya bagi menyokong keberkesanan pengurusan sesuatu majlis atau event yang berkaitan secara langsung dengan proses membuat keputusan pemilihan venue. Aspek tersebut termasuklah fasiliti seperti bilik VIP, Surau, Bilik Sekretariat, tandas yang mencukupi, foyer yang luas, saiz pentas yang sesuai, kemudahan rawatan kecemasan serta alatan kelengkapan lain seperti kerusi, meja, alat muzik moden dan tradisional (jika perlu untuk persembahan) dan lain-lain yang berkaitan. Semua keperluan ini mestilah dibuat dalam senarai semak yang lengkap dan selari dengan perjalanan atur cara pentadbiran sesuatu majlis, dan ia mestilah memenuhi elemen-elemen protokol yang berkaitan dengan konsep serta tema sesuatu program.

Membincangkan berkenaan perkhidmatan fasiliti event venue, Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), UPM mempunyai dua (2) dewan, iaitu Dewan Besar (DB) dan Panggung Percubaan (PP) yang masing-masing berupaya menampung 3000 dan 500 tetamu pada satu-satu masa. DB dan PP berada di lokasi strategik di tengah-tengah kawasan hijau kampus UPM. Kedua-duanya dilengkapkan dengan sistem penghawa dingin dan pelbagai kemudahan lain seperti PA System, Bilik VIP, Bilik Sekretariat, Surau, Bilik Rawatan Kecemasan, Foyer yang luas (sesuai untuk pameran dan lain-lain), kerusi, alatan kebudayaan, kemudahan parkir dan lain-lain lagi. Penggunaan fasiliti event venue ini juga menyediakan perkhidmatan rawatan kecemasan, ambulan, dan keselamatan trafik, kenderaan pengiring tetamu kenamaan, laluan lintas dan penunjuk arah. Selain itu, DB mempunyai hamparan Dataran Putra yang beralaskan rumput satiri sp. dan digahkan dengan sculpture WE LOVE UPM, dan ia menjadi tempat tumpuan bergambar pengunjung untuk pelbagai aktiviti yang diadakan di UPM.

Sepanjang 2019, PKKSSAAS berjaya memberikan perkhidmatan untuk 102 tempahan penggunaan fasiliti, iaitu 55 tempahan di DB dan 47 tempahan menggunakan PP. Daripada jumlah tersebut, sejumlah 19 tempahan melibatkan agensi luar, iaitu institusi kerajaan, agensi swasta dan badan bukan pertubuhan kerajaan. Mengikut rekod, pada 2016, PKKSSAAS berjaya memberikan perkhidmatan event venue kepada 98 aktiviti, sebanyak 88 program pada 2017 dan sejumlah 104 acara pada 2018.

DB dan PP amat sesuai sebagai event venue untuk penganjuran berbagai-bagai aktiviti seperti konvokesyen, kebudayaan dan kesenian, majlis korporat seperti hi-tea dan makan malam (anugerah dan pengiktirafan), pameran, persidangan, Talk Show, seminar, Town Hall, indoor sport, dan lain-lain tertakluk kepada prosedur dan peraturan yang ditetapkan oleh UPM. PKKSSAAS juga menjadi saksi kepada kehadiran ramai tetamu kenamaan yang hadir sebagai tetamu kehormat dalam majlis yang diadakan di DB dan PP. Antara tetamu kenamaan tersebut termasuklah KDYMM Raja Permaisuri Agong, DYMM Sultan Selangor, DYMM Tengku Permaisuri Selangor, KDYMM Sultan Terengganu, YAB Perdana Menteri, YAB Timbalan Perdana Menteri, YB Menteri Pendidikan, YB Menteri Pengajian Tinggi, YB Menteri Belia dan Sukan, YB Menteri Pertanian dan Industri Asas Tani, dan ramai lagi Menteri kabinet dan tokoh-tokoh korporat yang lain.

Imej dan reputasi PKKSSAAS sebagai penyedia perkhidmatan event venue amat relevan dalam konteks keupayaannya merealisasikan perkhidmatan dengan cekap dan berkesan. Bukan sahaja ia memainkan peranan kritikal dalam memastikan setiap tempahan perkhidmatan event venue dicerna dengan nilai-nilai prestasi tinggi dan sekali gus menonjolkan kemahiran dan pengetahuan yang berkualiti, PKKSSAAS juga bertanggungjawab dalam merakyatkan program-program berkaitan kebudayaan dan kesenian untuk penyertaan warga kampus UPM dan juga masyarakat setempat. Sejajar dengan objektifnya dalam pembangunan dan kemajuan seni budaya, PKKSSAAS telah menyediakan perkhidmatan kebudayaan dan kesenian untuk pelbagai program korporat dan sekali gus menonjolkan semarak budaya dalam landskap dan eksosistem kampus UPM.

Tarikh Input: 17/06/2020 | Kemaskini: 17/06/2020 | akma